THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CẤP HUYỆN

Cơ quan thực hiện
Lĩnh vực
Từ khóa
Tên thủ tục Cấp bản sao từ sổ gốc (cấp bản sao trích lục hộ tịch về khai sinh, khai tử, kết hôn)
Loại thủ tục TƯ PHÁP
Mức độ 3
Trình tự thực hiện

5.7.1

Tiếp nhận hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Một cửa huyện

TT

Trình tự

Trách nhiệm

Thời gian

Biểu mẫu/

kết quả

B1

Công dân điền thông tin vào Tờ khai (theo mẫu); chuẩn bị hồ sơ vào nộp tại Bộ phận Một cửa.

Công chức Một cửa

 

 

 

 

01 giờ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Biểu mẫu

BM-TP.37.01

BM-TP.37.02

BM-TP.37.03

B2

Công chức Một cửa tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ và hướng dẫn công dân thực hiện thủ thủ tục này theo mức độ 3, nếu công dân có yêu cầu thực hiện dịch vụ công này theo mức độ 2 thì thực hiện như sau:

- Trường hợp hồ sơ đầy đủ, đúng theo quy định thì tiếp nhận, thao tác trên hệ thống máy tính để đảm bảo hồ sơ hành chính phải được tiếp nhận trên hệ thống phần mềm dịch vụ công trực tuyến mức độ 3; in phiếu hẹn trả kết quả cho công dân.

- Trường hợp hồ sơ chưa đủ hoặc cần bổ sung thì phải hướng dẫn công dân bổ sung hồ sơ, hoàn thiện hồ sơ.

- Trường hợp hồ sơ không thuộc thẩm quyền giải quyết của đơn vị mình thì hướng dẫn công dân tới cơ quan có thẩm quyền theo quy định.

- Công chức Một cửa thực hiện thủ tục nhập hồ sơ, ký xác nhận đã đôi chiếu với bản chính các bản sao chụp không có chứng thực của các giấy tờ công dân phải nộp.

- Trường hợp công dân nộp giấy tờ là bản sao được cấp sổ từ sổ gốc hoặc bản sao được chứng thực từ bản chính thì Công chức một cửa không được yêu cầu xuất trình bản chính; nếu công dân chỉ nộp bản chụp và xuất trình bản chính thì Công chức Một cửa kiểm tra, đối chiếu bản chụp với bản chính và ký vào bản chụp xác nhận về việc đã đối chiếu nội dung giấy tờ đó.

 

B3

Công chức Một cửa vào sổ tiếp nhận hồ sơ, bàn giao hồ sơ đến Phòng Tư pháp để giải quyết theo quy định. Việc chuyển giao hồ sơ bằng lệnh trên hệ thống đồng thời với hồ sơ đã tiếp nhận.

 

B4

Phòng Tư pháp tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ; Tiến hành giải quyết và chuyển kết quả đúng thời hạn quy định. Việc trả kết quả thực hiện bằng lệnh trên hệ thống đồng thời với việc chuyển giao kết quả thực tế.

Trường hợp trong quá trình giải quyết, có yêu cầu cần bổ sung hồ sơ hoặc tiến hành xác minh, Phòng Tư pháp phải kịp thời thông tin tới Bộ phận Một cửa để thông báo hoặc hẹn lại thời gian giải quyết cho công dân biết.

Công chức chuyên môn- Lãnh đạo phòng Tư pháp

Ngay sau khi tiếp nhận được hồ sơ

 

 

 

 

 

B5

Bộ phận Một cửa tiếp nhận kết quả, nhập thông tin đã nhận kết quả vào phần mềm hệ thống, vào sổ và trả kết quả cho công dân theo phiếu hẹn

Công chức một cửa

 

- Trích lục hộ tịch (bản sao)

- Trường hợp từ chối thực hiện, Phòng Tư pháp trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.

5.7.2

Tiếp nhận hồ sơ trực tuyến theo phần mềm thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 (esam)

B1

Tiếp nhận hồ sơ

- Hồ sơ của công dân được gửi qua Cổng Thông tin dịch vụ công trực tuyến của thành phố Hà Nội (https://egov.hanoi.gov.vn) trong đó công dân cần khai báo đầy đủ các trường thông tin cũng như đính kèm các file tài liệu theo quy định.

- Khi giao dịch tiếp nhận hồ sơ đã đăng ký thành công trên hệ thống dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, công chức Bộ phận Một cửa tiến hành kiểm tra hồ sơ và xử lý như sau:

+ Trường hợp các thông tin khai báo và file đính kèm trên hệ thống của công dân đã hợp lệ và đầy đủ theo quy định, công chức Bộ phận Một cửa thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, lập giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả; gửi giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả qua địa chỉ thư điện tử và tin nhắn SMS theo địa chỉ người nộp hồ sơ đăng ký.

+ Trường hợp các thông  tin khai báo hoặc các file đính kèm trên hệ thống của công dân chưa đầy đủ, hợp lệ theo quy định, công chức tại Bộ phận Một cửa có trách nhiệm hướng dẫn đầy đủ, một lần cho công dân qua phiếu hướng dẫn và gửi phiếu hướng dẫn qua địa chỉ thư điện tử mà người nộp hồ sơ đã đăng ký.

* Lưu ý:

- Việc tiếp nhận, lập giấy biên nhận và hẹn trả kết quả được thực hiện bằng các thao tác trên hệ thống phần mềm đã được cài đặt.

- Những giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ trực tuyến gửi qua địa chỉ thư điện tử và tin nhắn SMS tới công dân có giá trị tương đương với các giấy tờ khi thực hiện tiếp nhận hồ sơ  trực tiếp tại Bộ phận Một cửa, công chức Bộ phận Một cửa chỉ in từ hệ thống những giấy tờ này khi công dân có yêu cầu.

Công chức Một cửa

01 giờ

 

 

B2

Chuyển giao hồ sơ

Sau khi tiếp nhận hồ sơ (gồm thông tin khai báo và các file đính kèm trên hệ thống) theo quy định, công chức Bộ phận Một cửa thực hiện việc chuyển hồ sơ (qua lệnh chuyển của hệ thống) tới phòng Tư pháp để thực hiện giải quyết thủ tục hành chính.

* Lưu ý:

- Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ được lập và xác thực trên hệ thống quan thao tác thực hiện của công chức Bộ phận Một cửa với Phòng Tư pháp và có giá trị như các phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ bản giấy có chữ ký của các bên liên quan.

- Công chức Bộ phận Một cửa không thực hiện việc in thông tin và file đính kèm của công dân để bàn giao cho Phòng Tư pháp.

- Hồ sơ tiếp nhận vào 30 phút cuối buổi chiều của ngày giao dịch tiếp nhận trở đi phải được bàn giao chậm nhất vào đầu giờ làm việc của ngày kế tiếp.

Công chức Một cửa

 

B3

Giải quyết hồ sơ

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo quy định thì thực hiện việc hoàn thiện kêt quả và trình người có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả giải quyết hô sơ cho Bộ phận Một cửa.

+ Trường hợp hồ sơ đầy đủ, hợp lệ theo quy định nhưng trong quá trinh tra cứu không tìm được thông tin cần tìm thì hoàn thiện công văn thông báo tới công dân, trình người có thẩm quyền quyết định và chuyển kết quả cho Bộ phận Một cửa.

+ Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện giải quyết thì tiến hành lập thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do, nội dung cần bổ sung và gửi thông báo tới địa chỉ thư điện tử và tin nhắn SMS mà người nộp hồ sơ đã cung cấp; đồng thời gửi thông báo tới Bộ phận Một cửa.

+ Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện giải quyết thì tiến hành lập thông báo bằng văn bản nêu rõ lý do không đủ điều kiện và gửi thông báo tới địa chỉ thư điện tử và tin nhắn SMS mà người nộp hồ sơ đã cung cấp đồng thời gửi thông báo tới Bộ phận Một cửa.

* Lưu ý:

- Thời hạn gửi các thông báo tới công dân phải trong thời hạn giải quyết hồ sơ theo quy định.

- Sau khi hoàn thiện kết quả thực hiện, Phòng Tư pháp thực hiện việc scan/chụp lại kết quả đã thực hiện đồng thời thực hiện thao tác lưu trữ trên hệ thống sổ quản lý của phần mềm.

Công chức chuyên môn- Lãnh đạo phòng Tư pháp

Ngay sau khi tiếp nhận được hồ sơ

 

 

B4

Chuyển giao kết quả giải quyết

Phòng Tư pháp sau khi đã giải quyết hồ sơ của công dân thì tiến hành việc chuyển giao kết quả đã giải quyết tới Bộ phận Một cửa. Việc chuyển giao kết quả được thực hiện bằng lệnh chuyển trên hệ thống đồng thời với việc chuyển giao kết quả thực tế (bản giấy).

Lưu ý: Việc chuyển giao kết quả tại thời điểm này phải có phiếu giao nhận hoặc sổ bàn giao và ký giao nhận giữa các đơn vị liên quan.

Công chức Tư pháp/ một cửa

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

B5

Trả kết quả giải quyết

- Công chức Bộ phận Một cửa tiếp nhận kết quả được bàn giao từ Phòng Tư pháp, nhập thông tin đã nhận kết quà vào phần mềm hệ thống.

- Khi công dân đến nhận kết quả, công chức Bộ phận Một cửa yêu cầu công dân nộp và xuất trình các giấy tờ là thành phần hồ sơ theo quy định, tiến hành kiểm tra, đối chiếu các giấy tờ công dân nộp và xuất trình với những thông tin khai báo của công dân khi gửi yêu cầu trên hệ thống và tiến hành trả kết quả như sau:

+ Trường hợp các giấy tờ công dân nộp và xuất trình đầy đủ, hợp lệ theo quy định thì tiếp nhận các giấy tờ phải nộp của công dân đồng thời thực hiện việc trả kết quả, thu phí, lệ phí (nếu có).

+ Trường hợp các giấy tờ công dân nộp và xuất trình chưa đầy đủ, hợp lệ theo quy định thì tạm dừng việc trả kết quả đồng thời hướng dẫn công dân bổ sung các giấy tờ đầy đủ theo quy định trước khi trả kết quả.

+ Trường hợp các giấy tờ công dân nộp và xuất trình không hợp lệ, có sự gian dối thì dừng việc trả kết quả, lập biên bản và báo cáo cơ quan có thẩm quyền xử lý theo quy định.

* Lưu ý:

Đối với Tờ khai yêu cầu thực hiện thủ tục, công dân có thể tự in và nộp tại Bộ phận Một cửa hoặc công chức Bộ phận Một cửa in từ hệ thống phần mềm với nội dung công dân đã khai báo và hướng dẫn công dân ký vào tờ khai tại thời điểm đến nhận kết quả.

Công chức một cửa

 

B6

Chuyển giao hồ sơ lưu

Sau khi tiếp nhận các giấy tờ là thành phần hồ sơ phải nộp của công dân theo quy định tại thời điểm trả kết quả, Bộ phận Một cửa bàn giao lại hồ sơ đó cho Phòng Tư pháp vào cuối ngày làm việc. Việc bàn giao thực tế được ký giao nhận trong phiếu giao nhận hoặc sổ giữa các đơn vị với nhau.

Công chức Tư pháp/ một cửa

Sau khi trả kết quả

 

Cách thức thực hiện Công dân nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính huyện hoặc qua website egov.hanoi.gov.vn
Thành phần số lượng hồ sơ

Thành phần hồ sơ

Bản chính

Bản sao

 Giấy tờ phải nộp:

- Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch theo mẫu đối với trường hợp người yêu cầu là cá nhân.

- Văn bản yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch nêu rõ lý do trong trường hợp người yêu cầu là cơ quan, tổ chức.

- Văn bản ủy quyền theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch. Trường hợp người được ủy quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người ủy quyền thì văn bản ủy quyền không phải công chứng, chứng thực, nhưng phải có giấy tờ chứng minh mối quan hệ với người ủy quyền

 Giấy tờ phải xuất trình:

- Hộ chiếu hoặc chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng để chứng minh về nhân thân của người có yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch.

Trường hợp gửi hồ sơ qua hệ thống bưu chính thì phải gửi kèm theo bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình nêu trên. Trường hợp gửi hồ sơ qua cổng thông tin trực tuyến của thành phố Hà Nội ( http://egov.hanoi.gov.vn) công dân cần khai báo đầy đủ các trường thông tin cũng như đính kèm các file tài liệu theo quy định.

 

x

 

x

 

x

 

 

 

 

 

x

 

 

 

x

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Thời hạn giải quyết trong ngày làm việc
Đối tượng thực hiện Công dân
Cơ quan thực hiện Ủy ban nhân dân huyện Gia Lâm
Kết quả thực hiện thủ tục hành chính

- Trích lục hộ tịch (bản sao)

- Trường hợp từ chối thực hiện, Phòng Tư pháp trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do từ chối.
Lệ phí
Phí

- 3.000đ/01 bản sao

- Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật. 
Tên mẫu đơn, mẫu tờ khai Danh sách biểu mẫu BM 37.doc
Yêu cầu, điều kiện thực hiện

Áp dụng khi có cá nhân yêu cầu thực hiện.

Yêu cầu: Sổ hộ tịch hiện đang lưu trữ tại UBND huyện Gia Lâm và có ghi thông tin về người yêu cầu cấp bản sao trích lục hộ tịch đối với những trường hợp đăng ký hộ tịch trong nước từ ngày 01/01/1999 và từ ngày 01/01/2016 có yếu tố nước ngoài.
Cơ sở pháp lý

 - Luật hộ tịch năm 2014;

- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

- Thông tư số 15/2015/TT-BTP ngày 16/11/2015 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành một số điều của Luật hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật hộ tịch;

- Thông tư số 179/2015/TT-BTC ngày 13/11/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 02/2014/TT-BTC ngày 02/01/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về phí và lệ phí thuộc thẩm quyền quyết định của Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

- Quyết định số 299/QĐ-BTP ngày 29/02/2016 của Bộ Tư pháp về công việc công bố thủ tục hành chính ban hành mới trong lĩnh vực Hộ tịch thực hiện tại cơ quan đăng ký hộ tịch trong nước thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp;

- Quyết định số 5102/QĐ-UBND ngày 19/9/2016 của UBND thành phố Hà Nội về việc công bố thủ tục hành chính lĩnh vực tư pháp thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Tư pháp, UBND cấp huyện, UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hà Nội;

- Quyết định số 53/2016/QĐ-UBND ngày 28/12/2016 của UBND thành phố Hà Nội về việc ban hành các quy định  thu phí, lệ phí trên địa bàn thành phố Hà Nội thuộc thẩm quyền quyết định của HĐND thành phố Hà Nội theo quy định của Luật Phí và lệ phí.